Coveys stressiga kvadrat

Jag trivs när frågorna flyger kors och tvärs konstant. Jag älskar när det är mycket att göra och när det finns mycket för mig att uträtta. Jag vill göra nytta på jobbet, känna att jag gör skillnad och att företaget gynnas av det jag gör. Antar att du som läser känner det samma.

 

Att lösa problem på löpande band, det är jag i ett nötskal. När jag får utforska och skapa kreativa lösningar känner jag mig levande. När andra tar del av det jag skapat upplever jag ett syfte. Jag behöver utmanas, ifrågasättas och tillåtas ta initiativ som leder till förbättring. Allt detta kräver verktyg.

 

Att ha mycket att göra är sin sak. Att slösa tid är en annan. Jag ser det som en skyldighet om man märker att till exempel vissa möten inte är direkt produktiva och så vidare. Sådana möten tar inte enbart kål på drivkraften, dom får dig att tyst ifrågasätta de som leder och sköter kommunikationen på företaget — och det är inte nyttigt. Du kan organisera din kalender, boka in allt och gå från A till B, från B till C och så vidare. Du anser säkert dig själv vara organiserad, men är du verkligen det? Det finns många sätt och som vi alla vet — alla sätt är bra utom dom dåliga. Detta handlar inte bara om att vara organiserad, det handlar också om att förstå hur man uppnår en smart och organiserad arbetsplats/miljö.

 

Verktyg & Kommunikation

IM (Instant Messaging) underlättar kommunikationen inom företaget och skapar således en effektiv miljö där varje medarbetare kan hålla kontakten med kollegor och kunder samtidigt som dom utför andra arbetsuppgifter. Kontakten mellan anställda innebär snabba svar och eventuell fildelning är smärtfri och snabb. IM är ett perfekt exempel på hur man effektivt kommunicerar samtidigt som man arbetar.

 

Möten är ofta tidskrävande och tiden spenderas alltför ofta på att gå igenom mötesminuter, utförda ändringar och liknande. 5-10 minuter kastas ofta bort, vilket är så lång tid som många möten totalt borde ta. Lösningen; en projektledare. Utse någon som följer upp med varje enskild medarbetare och som skickar ut korta uppdateringar/ sammanfattningar på var enligt tidslinjen projektet befinner sig.

Handlar mötet om uppdateringar eller om information så är det oftast mer effektivt att ta det direkt inför gruppen på golvet istället för att boka ett mötesrum och be alla kommit dit. Se istället till att ha en flyttbar whiteboard på hjul och placera den på lämplig plats så att alla ser och skriv ner, innan du går till teamet, vad du vill presentera och så med konkreta och korta punkter. Finns ingen mening med att göra på detta sätt och du ska stå och snacka i tjugo minuter. Det ska ta max 2-3 minuter.

På så vis kan du presentera saker såsom vilka som har semester den uppkommande tiden, vad olika personer arbetar med/på och hur det går, vad nästa steg inför vad det nu är och hur det går osv. Du kan även presentera SLA, eventuella temporära lösningar och annat. Men det ska ta max ett par minuter och det ska inte påverka de anställdas rast eller lunch — vilket säger sig själv.

 

Kommunikation är otroligt viktigt och ofta det område flest misslyckas med. Något jag tydligt märkt i alla mina yrkesroller är hur människor pratar som om mottagaren vet vad man menar och vill ha sagt. Det blir lätt fel.

Exempel; ”Installerar du Office paketet till Sara?” när du egentligen menar, ”Installera Office paketet men välj bort Access, One Note och Publisher. Dom används inte på ekonomiavdelningen och vi har inte licenser för dom.” Ta inte för givet att mottagaren vet eller känner till samma sak som du. Detta låter uppenbart, men det är förvånansvärt många som inte formulerar sig korrekt från början. Att komma i efterhand och skylla ifrån sig med fraser såsom, ”Men det visste du väl?” och ”Trodde du kände till det?” håller inte. Gör om, gör rätt.

Generalisera aldrig. Man menar oftast inget illa och inte heller menar man att få det att låta som om ”alla” tycker, känner eller gör så som man säger. Men vi har tyvärr en förmåga att använda ordet ”man” när vi pratar. Gör inte det. Gör det hellre till en vana att säga ”jag tycker” eller ”för mig” eller liknande. Med andra ord; tydliggör att det handlar om din åsikt. Detta spelar faktiskt stor roll, tro det eller ej. Skillnaden är markant då du kommer att märka att antalet återkopplingar blir färre då allt fler förstår dig och gör exakt det som du bett om. Det är, helt klart värt det.

 

Upp till organisation!

Nu har du fått ett par exempel på hur jag ser på det hela och som avslut så vill jag presentera verktyget som jag använder mig utav; Coveys kvadrat. Den är ett bra exempel på hur man bör kategorisera och organisera sin arbetsdag och vecka. Se och lär :)

Om Bjornen

Jag är en hobbyförfattare & WP-nörd som försöker tömma hjärncellerna på kreativitet. När jag inte skriver så utökar jag mina WP-kunskaper genom att blogga och hänga på diverse sociala medier. Jag gör mitt bästa och min passion för WordPress enbart växer.